4. POŽADAVKY SYSTÉMU ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU


4.4. Zavedení a provoz

4.4.5. Řízení dokumentů


Požadavek ISO 14001: Organizace musí vytvořit a udržovat postupy řízení všech dokumentů vyžadovaných touto mezinárodní normou tak, že
a) budou snadno přístupné;
b) budou pravidelně přezkoumávány, revidovány podle potřeby a jejich správnost bude schvalována k tomu zmocněnými pracovníky;
c) aktuální verze příslušných dokumentů budou k dispozici na všech místech, kde jsou prováděny operace nezbytné pro účinné fungování EMS;
d) zastaralé dokumenty budou okamžitě vyřazeny na všech místech kde byly vydány a užívány, nebo jinak zajištěny proti neúmyslnému chybnému použití;
e) všechny zastaralé dokumenty, archivované pro právní účely nebo za účelem zachování informací, budou vhodně označeny.

Veškerá dokumentace musí být formulována jednoduše, jednoznačně a srozumitelně. Musí být čitelná, datovaná včetně dat revize a snadno přístupná, udržovaná v pořádku a po určenou dobu archivovaná. Podnik musí vytvořit a udržovat postupy a přidělit odpovědnosti týkající se vypracování a aktualizace různých druhů dokumentů (kapitola 4.4.1.). V zásadě by mělo platit, že dokumentaci zpracovává ten, kdo ji bude užívat. Dokumenty převzaté od jiných organizací musí být také řízeny.
Nedílnou součástí dokumentace jsou příslušné dokumentační postupy

Na úseku OŽP podléhají některé dokumenty zvláštnímu režimu schválení vyplývajícímu z požadavků právních předpisů (kapitola 4.3.2.). Jedná se zejména o provozní a manipulační řády zařízení na omezování emisí, skladů závadných látek a o havarijní plány. Součástí procesu schválování dokumentů orgánem státní správy může být rovněž stanovení dalších závazných podmínek majících vliv na proces řízení dokumentů (především jejich aktualizace).
Obvyklými náležitostmi dokumentace jsou

Seznámení zaměstnanců s příslušnou dokumentací musí být doložitelné (protokolováno) (kapitola 4.4.2.).
Společně s interní a externí komunikací a havarijní připraveností patří vedení dokumentace mezi podpůrné činnosti efektivně fungujícího EMS.

 

Kontrolní otázky


Jsou schváleny postupy pro vytváření a udržování dokumentace EMS?


Je součástí těchto postupů identifikace, kontrola a uvolňování dokumentů?


Mají zaměstnanci přístup k dokumentaci EMS, kterou potřebují při své činnosti?


Je okamžitě odstraňována neplatná dokumentace?


Je dokumentace datovaná a obsahuje data revizí?


Je z dokumentace na první pohled zřejmé, čeho a jaké činnosti se týká (je identifikovatelná)?


Je dokumetace vedena systematicky?


Je dokumentace archivována po stanovené časové období?