4. POŽADAVKY SYSTÉMU ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU


4.4. Zavedení a provoz

4.4.4. Dokumentace systému environmentálního managementu



Požadavek ISO 14001: Organizace musí vytvořit a udržovat informace v psané nebo elektronické formě, které
a) budou popisovat základní prvky systému managementu a jejich vzájemnou součinnost;
b) poskytnou odkaz na navazující dokumentaci.

Požadavek EMAS: EMS musí být navržen, zaveden a provozován takovým způsobem, který zajistí založení dokumentace za účelem
a) prezentovat v ucelené podobě environmentální politiku, cíle a programy;
b) dokumentovat rozhodující role a odpovědnosti;
c) popsat vzájemné vztahy mezi prvky systému.

EMS musí být dokumentován. Pro co nejsnažší integraci EMS do činnosti podniku je zapotřebí, aby podnik zahrnul environmentální aspekty do stávajících směrnic, postupů a pokynů. Dokumentace má být dostatečně detailní, aby popsala klíčové prvky EMS a jejich vzájemnou součinnost a poskytla návod, kde je možno získat detailnější instrukce o provozu specifických částí EMS. Existují-li další systémy řízení v podniku, může být integrována do jejich dokumentace. Nejčastěji se jedná o podobu společného manuálu - příručky QMS a EMS. Protože je však obvyklé, že v rámci QMS nejsou do systému zahrnuty provozy s nejvýznamnějšími environmentálními aspekty (energetika, vodní a odpadové hospodářství), je nutno vytvořit směrnice a postupy i pro tyto oblasti.
Pečlivě zpracovaný systém dokumentace umožní kontrolu EMS a zajistí kontinuitu chování při personálních změnách.
Dokumentace se obvykle člení do tří úrovní

Při tvorbě dokumentace se zpracuje nejprve druhá vrstva, jejím zjednodušením vznikne příručka EMS, naopak rozšířením a rozepsáním třetí vrstva pracovních a kontrolních postupů. Pro malé a střední podniky postačuje dvouúrovňová dokumentace, kdy příručka EMS obsahuje i registry a směrnice.
Příručka EMS zahrnuje

Dokumentace musí brát v úvahu

Speciální součástí dokumentace jsou havarijní a poplachové plány.

Kontrolní otázky


Je dokumentace EMS integrována se stávající dokumentací?


Jsou dokumentovány odpovědnosti pracovních míst a funkcí ovlivňujících životní prostředí?


Jsou činnosti ovlivňující životní prostředí řízeny pracovními postupy?


Je kontrolováno dodržování dokumentovaných postupů?


Je uplatňován jednotný postup pro případ nedodržení pokynů dokumentace?