4. POŽADAVKY SYSTÉMU ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU


4.4. Zavedení a provoz

4.4.3. Komunikování


Požadavek ISO 14001: Ve vztahu ke svým environmentálním aspektům a k systému environmentálního managementu organizace musí vytvořit a udržovat postupy pro
a) interní komunikování mezi různými úrovněni a funkcemi organizace;
b) přijímání, dokumentování a odezvu na zásadní podněty od externích zainteresovaných stran.
Organizace musí zvažovat postupy pro externí komunikaci týkající se významných environmentálních aspektů a zaznamenávat svá rozhodnutí v této věci.

Požadavek EMAS: Podnik musí připravit a udržovat postupy pro přijímání, dokumentování a odpovídání na sdělení (interní a externí) od příslušných zainteresovaných stran, které se týkají vlivu podniku na životní prostředí a jeho řízení.



EMS požaduje uplatnění systémových prostředků v komunikaci a poskytování informací uvnitř i vně podniku. Je nezbytné, aby vrcholové vedení v této věci jednoznačně rozhodlo a své rozhodnutí dovedlo do podoby písemného postupu(ů).
Komunikace probíhá jednak na interní úrovni, kdy zaměstnanci musí být seznámeni s environmentální politikou, cíli a programy i se svou osobní rolí v celém procesu odvislou od konkrétního pracovního místa (kapitola 4.4.1., 4.4.2.). Podobně výsledky monitorování (kapitola 4.5.1.), auditu (kapitola 4.5.4.) a přezkoumání vedením organizace (kapitola 4.6.) mají být sděleny těm zaměstnancům uvnitř organizace, kteří jsou odpovědní za environmentální profil. Výměna informací o aktivitách EMS slouží především k motivování.
Ještě významnější je komunikace na externí úrovni, kdy partneři jsou souhrnně pojmenováni jako externí zainteresované strany. Tento pojem zahrnuje jak bezprostřední obchodní partnery - dodavatele a zákazníky, dále subjekty zainteresované na prosperitě podniku - vlastníky, banky, pojišťovny, tak "konzumenty" životního prostředí jako veřejného statku - okolní obyvatele, ekologické iniciativy a reprezentanty veřejné správy. Komunikace musí být obousměrná; v rámci EMS je předepsána povinnost zavést postupy k přijímání a řešení vnějších podnětů. Navázání komunikace a poskytování informací je vhodným nástrojem k předcházení stížnostem.
V Nařízení je otázka externí komunikace řešena mimo EMS, a to formou povinného environmentálního prohlášení (kapitola 5.). Nařízení také rozlišuje

Rozsah komunikace s orgány veřejné správy je dán především právními požadavky (kapitola 4.3.2.). Dle Normy mají být vytvořeny také postupy komunikace týkající se přípravy havarijních plánů (kapitola 4.4.7.) a dalších zásadních otázek. EMS usnadňuje sledování vývoje právních požadavků na informování spotřebitelů o manipulaci, užití a likvidaci výrobků a obalů (kapitola 4.3.2.).
Vhodně zvolená forma prezentace vůle podniku řešit své environmentální problémy navodí u obchodních partnerů i subjektů zainteresovaných na výkonnosti podniku vztahy vzájemné důvěry.
V malém a středním podniku, který obvykle řadu činností zajišťuje prostřednictvním smluvních partnerů, je nutno věnovat pozornost komunikaci s dodavateli. Musí je informovat o postupech a požadavcích EMS, které se na ně vztahují, a v jejich rámci od nich požadovat garance, že dodávané služby a výrobky nevnesou do podniku další nekontrolovatelné environmentální vlivy.

 

Kontrolní otázky


Je vypracován postup pro přenos a koordinaci informací k environmentálním otázkám?


Je vypracován postup pro přijímání a řešení podnětů zaměstnaců?


Je vypracován postup pro komunikaci s veřejností a zákazníky o environmentálním profilu podniku?


Je vytvořen postup pro informování dodavatelů a smluvních partnerů o požadavcích na environmentální aspekty jejich činností, výrobků a služeb?


Je komunikace o environmentálních otázkách pravidelnou součástí porad (od vrcholového vedení až po provoz)?


Je kontrolována efektivnost komunikačních postupů?